7 redenen om direct over te stappen van Excel naar Power Bi – Blog

7 redenen waarom Power BI een betere rapportagetool is dan Excel

‘Bij ons in het bedrijf zijn ze gek op Excel-lijstjes…’. Dat hoor ik overal tijdens mijn trainingen. Excel is nog altijd de meest gebruikte rapportagetool ter wereld. 86 Procent van alle Nederlandse bedrijven gebruikt Excel en vaak is het de belangrijkste (of enige) rapportage tool. SignOn-trainer Jeroen Dekker geeft in zijn blog 7 redenen waarom Power Bi beter is.

Informatie is belangrijk

‘Meten is weten’ en ‘kennis is macht’ zijn clichés, maar daarom niet minder waar. We willen over steeds meer informatie beschikken en die informatie delen binnen organisaties. Uiteraard met managers en directie, maar ook steeds meer met mensen op de werkvloer. Excel was en is een goede rapportagetool en lange tijd was er niets beter. Dat is echter niet meer waar. Microsoft Power BI is namelijk in vele opzichten zoveel beter als rapportagetool. Daarom geef ik in deze blog zeven redenen waarom overstappen naar Power BI een goed idee is.

1.  Power BI bespaart tijd

Excel-rapportages maken kost tijd, veel tijd. Ik kan het weten. De eerste twaalf jaar van mijn carrière deed ik niet anders. Het verzamelen van de data gebeurt nog vaak door knippen en plakken of exporteren naar statische Excel-tabellen. Vervolgens worden die met veel formules via grafieken of draaitabellen omgetoverd naar een rapportage. Zo’n rapportage blijft echter een momentopname. Volgende week of volgende maand moet iemand de meeste van deze stappen weer opnieuw doorlopen om een update te krijgen. Ik was meestal die ‘iemand’. Gelukkig zijn die tijden voorbij!

Power BI-rapportages maken kost ook tijd, waarschijnlijk zelfs iets meer tijd per rapportage. Maar zodra een goede rapportage eenmaal gemaakt is, is deze automatisch op ieder gewenst moment te updaten. Ik zou bijna zeggen met 1 druk op de knop. Maar zelfs dat klopt niet. Want die druk op de knop is niet eens meer nodig!

Power BI heeft koppelingen naar de meest uiteenlopende databronnen. Je kunt het koppelen aan vrijwel alle databases, lokale of online bestanden en een lange lijst online databronnen. Waaronder bijvoorbeeld Google Analytics. Op vooraf ingestelde tijdstippen word je rapportage dan automatisch vanaf deze databronnen vernieuwd. Super handig dus!

2.  Minder foutgevoelig

Excel-rapportages zijn foutgevoelig. Onderzoek geeft zelfs aan dat gemiddeld een op de honderd cellen een fout bevat. Een groot deel van die fouten komt door de herhaling van de stappen. Een rapportage die de ene maand perfect klopt, kan door een klein menselijk foutje de volgende maand verkeerde informatie geven. Uiteraard kun je met Power BI ook fouten maken, of kunnen Power BI-rapportages gebaseerd zijn op onjuiste databronnen. Maar wanneer ze eenmaal kloppen, kun je erop rekenen dat er geen menselijke foutjes insluipen omdat Power BI de stappen iedere update zal herhalen: exact zoals bedoeld.

3.  Power BI geeft actuelere informatie

Het was in een van mijn vorige functies een vaste taak om op maandagochtend de verkoopcijfers van de week ervoor in Excel te rapporteren. Afhankelijk van de tijd van het jaar wisten ik en mijn collega’s dat we ergens tussen tien en half twaalf een nerveus telefoontje van de directeur zouden krijgen als de cijfers nog niet af waren. Uiteindelijk betekende dat in drukke weken vaak dat we het op zondagavond al deden.

Dankzij Power BI kan diezelfde directeur de cijfers nu iedere ochtend, nog voor hij uit bed komt, via de Power BI-app op zijn telefoon bekijken. Ook rapportages die eerst, vanwege tijdgebrek, wekelijks, maandelijks of nog minder vaak gemaakt werden, zijn nu altijd maximaal een dag oud. Elke nacht worden ze automatisch geüpdate via powerbi.com.

4.  Maakt delen makkelijk

Geen rondgemailde Excel-bestanden meer. Die zijn immers nog steeds vrijwel onleesbaar op mobiele telefoons. Rapportages bekijken op je telefoon of tablet is via de Power BI-apps super eenvoudig. Ook via SharePoint, een intranet of binnen een eigen (Sales) app is het mogelijk een Power BI-rapport te delen.

5.  Het is veiliger

Met Power BI is het mogelijk nauwkeurig te bepalen welke gebruikers toegang hebben tot welke gegevens. Voor een en dezelfde rapportage kunnen verschillende gebruikers andere machtigingen krijgen. Je kunt bijvoorbeeld regiomanagers toegang geven tot alleen de gegevens van hun eigen regio zonder hiervoor per regio een aparte rapportage te hoeven maken. Ook kan gemeten worden wie wanneer gebruikmaakt van de rapportages en kun je de toegang snel aanpassen als dit noodzakelijk is. Met Power BI heb je dus een heel flexibele en veilige rapportagetool in handen.

6.  Power BI is goedkoop

Power BI is niet gratis en het is ook niet goedkoper dan Excel. Power BI is wel een stuk goedkoper dan concurrenten Tableau en Qlickview. Power BI hanteert een zogenaamd Freemium-model. In het begin is alles gratis, maar zodra je rapportages wilt gaan delen via powerbi.com moeten alle gebruikers een pro-licentie hebben. Die kost slechts € 8,40 per maand en is momenteel zelfs 60 dagen gratis te proberen. Beginnen met Power BI kan dus zonder grote investeringen.

7.  Power BI is mooier

Niet het belangrijkste punt, maar het oog wil ook wat. Ook al hou ik van Excel, ik durf het te zeggen; Excel is gewoon lelijk. Iedere rapportage in Power BI wordt tien keer mooier, overzichtelijker en meer van deze tijd dan in Excel mogelijk is.

Belangrijke bonusreden: Power BI is te leren

Power BI is door Microsoft bewust ontworpen met de (gevorderde) Excelgebruiker als uitgangspunt. Dit blijkt uit heel veel punten. De DAX-formuletaal in Power BI is bijvoorbeeld in de basis vergelijkbaar (of vaak hetzelfde) als Excelformules. Ook de lay-out en knoppen van Power BI zullen al snel bekend voorkomen. Om goed te leren werken met Power BI hoef je geen Informatica gestudeerd te hebben. Kennis van programmeertalen zoals R, Python of SQL is niet noodzakelijk, al zijn ze allemaal wel binnen Power BI te gebruiken.

Ik durf te stellen dat, met een beetje inzet en een goede training, iedereen die goed is met Excel ook goed kan worden met Power BI.

Jeroen Dekker, trainer Power BI bij SignOn ICT Trainingen+

Power BI bij Signon ICT Trainingen+

Wil je ook leren werken met Power BI? SignOn ICT Trainingen+ biedt verschillende trainingen. Heb je vragen of wil je een vrijblijvende offerte? Mail naar Eveline Kinsbergen (Account Manager) van SignOn of bel 020 – 820 83 62.