Welke Power BI licenties zijn er en wat kosten ze?

Welke opties zijn er als je als bedrijf of organisatie met Power BI wilt gaan werken? Uit welke Power BI licenties kan je kiezen? En wat zijn de prijsverschillen? Maar we starten dit artikel met een belangrijke en veelgestelde vraag.

Alle Power BI licenties uitgelegd

Is Power BI gratis?

Power BI is toch gratis? Deze vraag horen we vaker. Het antwoord daarop is een beetje ja. Maar vooral nee. Power BI bestaat namelijk uit meerdere onderdelen.

Wat kan je wel en niet met een gratis Power BI account?

Rapportages maak je in een programma dat Power BI Desktop heet. Dat is inderdaad gratis. Iedereen met een computer (met minimaal Windows 10) kan Power BI Desktop downloaden. Dit kan vanuit de Microsoft Store of vanaf de Microsoft Power BI website. Dat dit gratis kan is op bijzonder, zeker voor Microsoft.

Maar Power BI Desktop is eigenlijk niet bedoeld om rapportages in te bekijken. Want voor de meeste mensen zal dit geen fijne gebruikerservaring opleveren. Daarom worden rapporten gepubliceerd naar de online Power BI-service. Hiervoor heb je een account nodig. Ook dit account is in eerste instantie gratis.

Het enige wat je ervoor nodig hebt is een zakelijk of school e-mailadres. Bijvoorbeeld: [email protected]. Je kunt geen account aanmaken met bijvoorbeeld een Gmail of Hotmail account.

Vanuit de online Power BI-service kun je o.a. de data automatisch verversen en rapporten makkelijk en veilig delen binnen en/of buiten je organisatie. Maar deze acties kan je niet uitvoeren met een gratis account. Hiervoor heb je een betaalde licentie nodig.

Welke betaalde Power BI licenties zijn er?

Er zijn 5 verschillende licenties beschikbaar:

Power BI Pro licentie
Power BI Embedded licentie
Power BI Report Server licentie
Microsoft Fabric Licenties
Premium Per User licentie

Hieronder vind je per licentie een uitleg over de kosten en de voor- en nadelen.

Let op: Vanaf 1 april 2025 voert Microsoft wereldwijd een prijsverhoging door voor o.a. de Power BI Pro en Premium Per User (PPU) licenties. Meer info over de prijsverhoging.

1. Power BI Pro licentie

De standaard licentie is de Power BI Pro licentie. Die kost vanaf 1 april 2024 $ 14,- per gebruiker per maand. Deze prijs is niet heel hoog vergeleken met concurrenten. Maar houd er rekening mee dat zowel de rapportmakers als degene met wie ze het rapport delen een licentie nodig hebben. Wanneer binnen een bedrijf dus bijvoorbeeld 50 mensen een rapport moeten kunnen inzien heb je dus 50 Power BI PRO-licenties nodig.

In kleine organisaties is dit vaak de beste oplossing. Maar als je rapportages en dashboards in grote organisaties wilt delen kunnen de kosten behoorlijk oplopen.

2. Power BI Embedded licentie

Power BI Embedded is een Azure service. Die app-ontwikkelaars in staat stelt Power BI rapporten in te sluiten in een eigen app of portal. Deze optie stelt je in staat rapportages te delen in bijvoorbeeld een verkoop-app. De app-gebruikers hebben hiervoor geen Power BI licentie nodig.

De inrichting en management van een Embedded oplossing vraagt meer kennis dan de standaard Power BI. En is vooral bedoeld voor ontwikkelaars en softwarebedrijven.

De kosten van Embedded zijn afhankelijk van het gebruik. Dus het is moeilijk een een duidelijk kostenplaatje aan te geven. Maar de goedkoopste optie, als het bijvoorbeeld om weinig rapportages en kleine datasets gaat, begint op ongeveer 680 euro per maand. Bekijk actuele prijzen Power BI Embedded | Microsoft Azure

3. Power BI Report Server licentie

Een vreemde eend in het aanbod is de Power BI Report Server. Bij deze optie komen de rapportages niet in de Microsoft Cloud te staan. Maar op een Power BI Report Server die beheerd wordt door de klant zelf. Deze variant lijkt op een andere Microsoft rapportage tool, namelijk: SQL Server Reporting Services (SSRS).

Deze licentie is populair bij organisaties die, bijvoorbeeld om juridische redenen, hun data niet in de cloud willen plaatsen. Een ander voordeel van deze licentie is dat er niet meer per gebruiker betaald hoeft te worden.

Een nadeel is dat veel opties die op de Power BI service in de cloud beschikbaar zijn, geen optie zijn op de Report Server. Report Server rapporten worden daarnaast gemaakt met een andere versie van Power BI Desktop die iets minder opties biedt.

Om met Power BI Report Server te werken is een Microsoft Fabric F64 licentie (zie hieronder) nodig of een SQL SERVER 2019 licentie met Software Assurance. Dit is dus vaak een dure optie.

4. Microsoft Fabric Licentie

Vanaf 1 januari 2025 zijn de Microsoft Premium (P) licenties niet meer beschikbaar. Ze worden vervangen door Microsoft Fabric licenties. Bij een Fabric Licentie van minimaal F64 huurt een organisatie afhankelijk van de behoefte een bepaalde hoeveelheid opslag en rekenkracht voor hun Power BI en andere Fabric producten.

We hebben het hier over zogenaamde ‘dedicated capacity’ tegenover “shared capacity” die je hebt bij Pro Licenties. Rapportages en dashboard in Fabric F64 werkruimtes kunnen onbeperkt gedeeld worden met gebruikers met een gratis licentie.

Daarnaast biedt Microsoft Fabric een groot aantal opties die niet beschikbaar zijn voor Power BI Pro Licenties. Je kunt dan o.a. denken aan:

Grotere datamodellen maken (standaard 10 GB i.p.v. 1 GB).
Datamodellen vaker verversen (48x per dag, i.p.v. 8x per dag)
Er kunnen Data warehouses en Data Lakes gemaakt worden.
Er zijn mogelijkheden om Data Science en Data engineering te doen met Spark Notebooks.

Een Fabric licentie is verkrijgbaar is veel verschillende maten. Maar om het onbeperkt delen (dus zonder licentie per medewerker) heb je minimaal een F64 licentie nodig. Deze kost € 5.660 euro per maand. Bekijk Microsoft Fabric Licentie prijzen.

5. Premium Per User licentie

Bepaalde technische mogelijkheden binnen Power BI die alleen verkrijgbaar waren in Power BI Premium (en nu dus in Microsoft Fabric) zijn ook zeer interessant voor kleinere organisaties. Hiervoor heeft Microsoft in 2021 een nieuwe licentievorm geïntroduceerd genaamd: Premium Per User.

In Premium Per User zitten alle opties van Power BI Pro en een aantal extra opties. Zoals het vaker verversen van je rapportages en de optie om grotere semantische modellen te maken. Je kunt vanuit een ‘Premium per User werkruimte’ echter weer alleen rapportages delen met andere gebruikers met een Premium per User licentie.

Deze licentie kost nu $24 per gebruiker per maand. Dat is dus 10 dollar boven op de Pro licentie.

Een Power BI licentie geselecteerd en binnenkort aan de slag met Power BI?

Ga je binnenkort aan de slag met Power BI? Leer dan snel en efficiënt werken met Power BI en volg een Power BI training. Of bezoek onze kennisbank met Power BI tips en video’s.